Kansalaisfoorumin tietosuojaseloste

Perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetukseen (2016/679) ja siihen liittyvien lakien ja muiden säädösten vaatimuksiin.

Rekisterinpitäjä

Sivistysliitto Kansalaisfoorumi, Opintokeskus Kansalaisfoorumi
Hämeentie 19, 00500 Helsinki
info@kansalaisfoorumi.fi
www.kansalaisfoorumi.fi

Rekisterin nimi

Kansalaisfoorumin koulutus-, tapahtuma-, opintoryhmä-, uutiskirje- ja julkaisutilausrekisteri

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Anneliina Wevelsiep, pääsihteeri, rehtori
Hämeentie 19, 00500 Helsinki
puh. 050 5900 180
anneliina.wevelsiep@kansalaisfoorumi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja tietojen antamisen peruste

Rekisterin henkilötietojen keräämisen tarkoitus on Sivistysliitto Kansalaisfoorumin ja Opintokeskus Kansalaisfoorumin (myöhemmin Kansalaisfoorumi) koulutus- ja tapahtumatoiminnan järjestäminen ja materiaali- ja julkaisutilauksiin vastaaminen sekä niihin liittyvä kehittäminen, yhteydenpito ja taloushallinto.

Henkilötietojen antaminen perustuu henkilön suostumukseen tai sopimukseen.

Käsiteltävät henkilötiedot

Henkilöistä kerätään vain se tieto, jota Kansalaisfoorumi tarvitsee toiminnan ja palveluiden järjestämiseksi. Kerättävä tieto on ilmoittautumiseen, tilauksiin ja koulutusten suorittamiseen liittyvä tieto, pääsääntöisesti henkilön etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite.  Opetuksen ja koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon (Koski) tallennettavasta opiskelijan opintosuorituksesta kerätään rekisteriin myös henkilötunnus ja osaamisen arviointitieto.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri perustuu henkilön itse antamiin tietoihin (Kansalaisfoorumin koulutus- ja tapahtumailmoittautumiset, uutiskirjeen tilaus, julkaisujen tilaus) sekä yhteistyösopimuksiin (yhteistyössä järjestettävät koulutukset, tilauskoulutukset). Osallistujatiedot kerätään kutakin tilaisuutta varten erikseen.

Opiskelijan tulee antaa kirjallinen suostumus tietojen viemiseksi Koski-tietovarantoon. Suostumukset säilytetään Kansalaisfoorumissa pysyvästi tai kunnes henkilö pyytää Opetushallitukselta suoritusmerkinnän ja suostumuksen poistamista. Poistamispyyntö tulee Kansalaisfoorumille Opetushallitukselta.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytys

Henkilötietoja säilytetään pääasiallisesti erilaisissa sähköisissä järjestelmissä/pilvipalveluissa (Microsoft Office 365, Eventio, WordPress, Visma Sign, Koski).

Pääsy sähköisiin järjestelmiin on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisteritietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joiden toimenkuvaan niiden käsittely kuuluu. Käyttöoikeuden edellytyksenä on työsuhde tai harjoittelusopimus Kansalaisfoorumin kanssa, ja sen laajuus riippuu henkilön tehtävästä organisaatiossa.

Yhteistyössä järjestettävien koulutusten rekisteritiedot säilytään Kansalaisfoorumin sähköisessä koulutushallintojärjestelmässä (Skaftuki), joka toimii HCI Productions Oy:n palvelimella.

Uutiskirjeen tilaajien rekisteritiedot säilytetään palveluntarjoajan, Mailchimpin (The Rocket Science Group) palvelimella.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

Rekisteritietojen säilyttäminen ja säilytysajat perustuvat Kansalaisfoorumin toimintaa ohjaavaan lainsäädäntöön. Koulutusten osallistujatiedot ja julkaisujen tilaajatiedot poistetaan joka toinen vuosi. Uutiskirjeen tilaajien henkilötiedot säilytetään tilauksen ajan. Jokaisessa uutiskirjeessä on Peruuta uutiskirje -linkki.

Ilmoitamme mahdollisista tietovuodoista tai muista tietoturva- tai tietosuojaloukkauksista sähköpostitse asianosaisille sekä verkkosivuilla mahdollisimman pian sen jälkeen, kun ongelma on tullut Kansalaisfoorumin tietoon.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Sähköisten järjestelmien palvelimissa tiedot säilytetään EU:n alueella eikä tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Palvelimien vartioinnista, valvonnasta ja salauksesta vastaa kukin palveluntarjoaja. Tietojärjestelmät päivitetään säännöllisesti.

Tarkastus- ja korjausoikeus sekä muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu ja vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjausta. Tarkastus- tai korjauspyyntö tehdään kirjallisesti sähköpostiosoitteeseen info@kansalaisfoorumi.fi tai Kansalaisfoorumi, Hämeentie 19, 00500 Helsinki. Tiedot luovutetaan vain rekisteröidylle itselleen. Ennen tietojen luovuttamista rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä kuvallisella, hyväksytyllä henkilötodistuksella.

Rekisteröidyillä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen sekä oikeus pyytää poistettavaksi häntä koskevat tiedot niissä rajoissa, kuin laki ei edellytä niiden säilyttämistä.