Kansalaisfoorumin tietosuojaseloste

Perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetukseen (2016/679) ja siihen liittyvien lakien ja muiden säädösten vaatimuksiin.

Rekisterinpitäjä

Sivistysliitto Kansalaisfoorumi, Opintokeskus Kansalaisfoorumi
Hämeentie 19, 00500 Helsinki
info@kansalaisfoorumi.fi
www.kansalaisfoorumi.fi

Rekisterin nimi

Kansalaisfoorumin koulutus-, tapahtuma-, opintoryhmä-, uutiskirje- ja julkaisutilausrekisteri

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Anneliina Wevelsiep, pääsihteeri, rehtori
Hämeentie 19, 00500 Helsinki
puh. 050 5900 180
anneliina.wevelsiep@kansalaisfoorumi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja tietojen antamisen peruste

Rekisterin henkilötietojen keräämisen tarkoitus on Sivistysliitto Kansalaisfoorumin ja Opintokeskus Kansalaisfoorumin (myöhemmin Kansalaisfoorumi) koulutus- ja tapahtumatoiminnan järjestäminen ja materiaali- ja julkaisutilauksiin vastaaminen sekä niihin liittyvä kehittäminen, yhteydenpito ja taloushallinto.

Henkilötietojen antaminen perustuu henkilön suostumukseen tai sopimukseen.

Käsiteltävät henkilötiedot

Henkilöistä kerätään vain se tieto mitä Kansalaisfoorumi tarvitsee toiminnan ja palveluiden järjestämiseksi. Kerättävä tieto on ilmoittautumiseen, tilauksiin ja koulutusten suorittamiseen liittyvä tieto, pääsääntöisesti henkilön etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite.  Opetuksen ja koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon (Koski) tallennettavasta opiskelijan opintosuorituksesta kerätään rekisteriin myös henkilötunnus ja osaamisen arviointitieto.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri perustuu henkilön itse antamiin tietoihin (Kansalaisfoorumin koulutus- ja tapahtumailmoittautumiset, uutiskirjeen tilaus, julkaisujen tilaus) sekä yhteistyösopimuksiin (yhteistyössä järjestettävät koulutukset, tilauskoulutukset). Osallistujatiedot kerätään kutakin tilaisuutta varten erikseen.

Opiskelijan tulee antaa kirjallinen suostumus tietojen viemiseksi Koski-tietovarantoon. Suostumukset säilytetään Kansalaisfoorumissa pysyvästi tai kunnes henkilö pyytää Opetushallitukselta suoritusmerkinnän ja suostumuksen poistamista. Poistamispyyntö tulee Kansalaisfoorumille Opetushallitukselta.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytys

Henkilötietoja säilytetään pääasiallisesti erilaisissa sähköisissä järjestelmissä/pilvipalveluissa (Microsoft Office 365, Eventio, Word Press, Visma Sign, Koski).

Pääsy sähköisiin järjestelmiin on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisteritietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joiden toimenkuvaan niiden käsittely kuuluu. Käyttöoikeuden edellytyksenä on työsuhde tai harjoittelusopimus Kansalaisfoorumin kanssa, ja sen laajuus riippuu henkilön tehtävästä organisaatiossa.

Yhteistyössä järjestettävien koulutusten rekisteritiedot säilytään Kansalaisfoorumin sähköisessä koulutushallintojärjestelmässä (Skaftuki), joka toimii HCI Productions Oy:n palvelimella.

Uutiskirjeen tilaajien rekisteritiedot säilytetään palveluntarjoajan, Mailchimpin (The Rocket Science Group) palvelimella.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

Rekisteritietojen säilyttäminen ja säilytysajat perustuvat Kansalaisfoorumin toimintaa ohjaavaan lainsäädäntöön. Koulutusten osallistujatiedot ja julkaisujen tilaajatiedot poistetaan joka toinen vuosi. Uutiskirjeen tilaajien henkilötiedot säilytetään tilauksen ajan. Jokaisessa uutiskirjeessä on Peruuta uutiskirje -linkki.

Ilmoitamme mahdollisista tietovuodoista tai muista tietoturva- tai tietosuojaloukkauksista sähköpostitse asianosaisille sekä verkkosivuilla mahdollisimman pian sen jälkeen, kun ongelma on tullut Kansalaisfoorumin tietoon.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Sähköisten järjestelmien palvelimissa tiedot säilytetään EU:n alueella eikä tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Palvelimien vartioinnista, valvonnasta ja salauksesta vastaa kukin palveluntarjoaja. Tietojärjestelmät päivitetään säännöllisesti.

Tarkastus- ja korjausoikeus sekä muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu ja vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjausta. Tarkastus- tai korjauspyyntö tehdään kirjallisesti sähköpostiosoitteeseen info@kansalaisfoorumi.fi tai Kansalaisfoorumi, Hämeentie 19, 00500 Helsinki. Tiedot luovutetaan vain rekisteröidylle itselleen. Ennen tietojen luovuttamista rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä kuvallisella, hyväksytyllä henkilötodistuksella.

Rekisteröidyillä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen sekä oikeus pyytää poistettavaksi häntä koskevat tiedot niissä rajoissa, kuin laki ei edellytä niiden säilyttämistä.

Näiden verkkosivujen tietosuojaseloste:

Yleistä dokumentista

Tämä sivu kuvailee Suomen henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan (General Data Protection Regulation, GDPR) mukaiset vaatimukset, joita sovelletaan lähtökohtaisesti kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn palvelussa.

Rekisterin ylläpitäjä

Nimi: Sivistysliitto Kansalaisfoorumi SKAF ry.
Osoite: Hämeentie 19, 00500 Helsinki
Y-tunnus: 0215405-4

Yhteyshenkilö

Nimi: Riitta Liski
E-mail: riitta.liski@kansalaisfoorumi.fi

Kenen tietoja palvelussa käsitellään

Palvelussa vierailevien käyttäjien henkilötietoja kerätään, käsitellään, käytetään ja muokataan asiakasasuhteiden hoitamista, palvelujen toimittamista, suoramarkkinointia sekä asiakasyhteydenottoja varten. Lisäksi tietoja voidaan käyttää tilastollisiin ja toiminnan kehittämistarkoituksiin.

Kuvaus käsiteltävistä henkilötiedoista

Vierailevat käyttäjät

Käyttäjän IP-osoite sekä metatietoja laitteistosta, jolla käyttäjä vierailee palvelussa.

Kurssin tai tapahtuman ilmoittautumislomakkeen täyttäneet

Rekisteri sisältää seuraavat tiedot käyttäjistä:

Etu- ja sukunimi
Sähköpostiosoite ja/tai postiosoite

Tapauskohtaisesti seuraavat tiedot:

Puhelinnumero
Yhdistys tai yhteisö, jota osanottaja edustaa
Alennetun kurssimaksun peruste
Muut koulutuksen toteuttamisen kannalta olennaiset lisätiedot (esimerkiksi toiveet koulutuksen suhteen)

Kuka muu / Mitkä järjestelmät käsittelevät tietoja

Google Analytics

Käyttäjän oikeudet tietosuoja-asioista

Käyttäjällä on tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus seuraaviin toimiin omien tietojensa osalta. Kyseiset pyynnöt tulee osoittaa suoraan yhteyshenkilölle.

Tarkastusoikeus
Vastustamisoikeus
Poisto-oikeus
Valitusoikeus
Suoramarkkinointikielto

Tarkempi kuvaus oikeuksista löytyy artiklasta: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=OJ%3AL%3A2016%3A119%3ATOC

Yleistä tietoa evästeiden käytöstä

Eväste (cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa käyttäjän laitteelle.

Palvelun mahdollistavat tai sitä parantavat evästeet

Osa evästeistä on välttämättömiä palvelun sujuvalle käytölle. Käytämme evästeitä myös parantaaksemme ymmärrystämme siitä, kuinka asiakkaat käyttävät sivustojamme. Keräämme tilastollista tietoa kävijämääristä varmistaaksemme, että sivusto vastaa käyttäjien tarpeita. Seuraamme millaisilla laitteilla, mihin aikaan ja mitä sisältöjä asiakkaamme etsivät palvelusta.

Lisätietoja kansalaisfoorumi.fi:n käyttämistä evästeistä löydät evästeilmoituksesta.

Käyttäjän mahdollisuudet estää evästeiden käyttö

Käyttäjä voi asettaa selaimestaan, mitkä evästeet sallitaan palvelussa. Jos toiminto kytketään pois, on hyvä ottaa huomioon, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

Tietojen suojaus

Käytämme teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan.

Tekniset menetelmät

Tietoturvallisten palvelinratkaisuiden käyttö, palomuurien käyttö, verkkoliikenteen salaustekniikoiden käyttö, salausavainten ja tietojen kryptaaminen sekä käyttöseurannan valvonta.

Organisatoriset menetelmät

Turvallisten laitteiden käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä alihankkijoiden huolellinen valinta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta eteenpäin Palvelun ulkopuolelle lukuunottamatta tässä dokumentissa mainittuja kolmansia osapuolia, ellei laki nimenomaisesti sitä vaadi.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Niissä tapauksissa joissa tietoja siirretään, huolehditaan samalla, että yhteistyökumppani on Privacy Shield -rekisteröity yhtiö tai yhteisö.

Tietojen säilytys

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Lisää aiheesta:

Tietosuojavaltuutetetun toimisto.

EU-asetus

Facebook

Twitter