Kansalaisfoorumi uudisti kurssi- ja opintoryhmätuen hakemiseen tarkoitetun verkkopalvelun vuoden 2020 alusta. SkafNet korvattiin Skaftuki-palvelulla.
Tavoitteena oli parantaa järjestelmän käytettävyyttä ja saada mukaan lisää automatiikkaa, mm. automaattiviestien muodossa. Samalla tuli mahdolliseksi sisällyttää palveluun tiedotteita, ohjeita ja opastusvideoita, jotta kaikki kurssituen hakemiseen tarvittava tieto olisi saatavilla yhdestä paikasta.
Suurin muutos käyttäjien kannalta olikin viestinnän lisääntyminen ja Kansalaisfoorumille toimitettavien tietojen tarkentuminen kurssin suunnitteluvaiheessa. Työmäärä kurssin päätyttyä puolestaan pieneni.
Valtaosa vastaajista piti palvelun käyttöä helppona
Uudistuksesta tehtiin käyttäjäkysely ensimmäisen käyttövuoden kokemusten jälkeen keväällä 2021. Vastausten pohjalta uudistus voidaan tulkita onnistuneeksi. Lähes kaikki vastaajat olivat tyytyväisiä Skaftuki-palveluun. 84 % vastaajista oli sitä mieltä, että palvelussa asiointi on helppoa. Henkilökohtaista neuvontaa oli tarvittaessa saanut helposti 96 % vastaajista.
Henkilökohtainen palvelu pulmatilanteissa sai kiitosta
Kurssituntien yhdistyskohtainen automaattinen vuosikiintiöjärjestelmä tuli uudistuksen myötä käyttöön. Tämä on jonkin verran aiheuttanut hämmennystä, sillä järjestelmä ei salli kurssituntien ylittää yhdistykselle varattua kiintiötä eikä myöskään kurssin toteuman ylittää suunniteltua tuntimäärää. Joskus pitkällä aikavälillä toteutettavilla kursseilla, ja eritoten nyt koronaepidemian aikana, suunnitelmiin on tehtävä muutoksia. Tätä ei ole automaattisessa järjestelmässä helppo huomioida, ja muutostarpeissa kurssijärjestäjiä palvellaankin henkilökohtaisesti. Myös tämä joustavuus sai kyselyssä kiitosta.
Kyselypalautteissa kaivattiin lisäohjeistusta opintoryhmien tuettavista kustannuksista. Niiltä osin Skaftuki-palvelun ohje-osioon tehtiin pikaisesti täydennystä.
Järjestelmä lähettää Joka 20. kurssi- tai opintoryhmäselvityksestä kulutositekyselyn. Tämän pistokoekäytännön kaikki vastaajat arvioivat hyvin toimivaksi ratkaisuksi.
Skaftuki-palveluun kirjattiin 724 kurssia ja 127 opintoryhmää vuonna 2020. Yhteensä niissä opiskeltiin 22134 tuntia.
